Pendahuluan

Notaris di Indonesia berperan sebagai pejabat umum (opeenbare ambtenaren) yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, serta Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 yang merupakan perubahan atas Undang-Undang tersebut. Dalam UUJN, dinyatakan bahwa "Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta autentik dan memiliki kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam Undang- Undang ini atau berdasarkan undang-undang lainnya." Menurut Habib Adjie, pejabat umum adalah "Pejabat yang mempunyai tugas yang bertalian dengan kepentingan masyarakat." Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa Notaris di Indonesia memiliki peran penting dalam melayani masyarakat, dengan wewenang untuk membuat akta autentik serta menjalankan kewenangan lain yang ditetapkan oleh undang-undang.[1]

Menurut Tn Thong Kie, protokol notaris merupakan milik masyarakat, bukan hanya milik notaris yang membuat akta atau yang ditunjuk untuk menyimpannya. Dengan demikian, individu yang menyimpan dokumen dalam bentuk protokol notaris umumnya diharapkan dapat menjaga keamanan minuta akta tersebut. Jika minuta akta hilang atau musnah, notaris dianggap tidak menjalankan kewajibannya, seperti yang diatur dalam Pasal 16 ayat (1) huruf b UUJN. Dalam hal ini, notaris dapat dikenai sanksi berupa peringatan tertulis, pemberhentian sementara, pemberhentian dengan hormat, atau pemberhentian dengan tidak hormat sesuai dengan Pasal 16 ayat (11).[2]

Dalam dunia kenotariatan, protokol notaris memainkan peran krusial sebagai dokumen hukum yang menyimpan jejak autentik dari berbagai transaksi dan perjanjian. Kegiatan notaris dalam menyimpan dan memelihara protokol ini bukan hanya sekadar kewajiban administratif, tetapi juga merupakan jaminan untuk keabsahan dan kepastian hukum dari akta yang mereka buat dalam proses penyimpanan minuta akta ini, notaris harus memperhatikan dan memastikan bahwa dokumen tersebut tidak rusak, hilang, atau musnah. Kewajiban ini bertujuan untuk menjaga keaslian akta, sehingga jika terjadi pemalsuan atau penyalahgunaan salinan akta, keaslian dokumen tersebut dapat dengan mudah dipastikan.[3]

Notaris juga memiliki kewajiban yang sangat penting di antaranya membuat akta dalam bentuk minuta akta dan menyimpan dan menjaga keutuhan minuta dari apapun kendala karena minuta merupakan bagian dari protokol notaris yang sangat penting.[4]

Dari uraian diatas ditunjukkan bahwa notaris wajib mememilhara dengan menyimpan protocol di tempat yang tepat agar terhindar dari berbagai macam kendala sepeti, termakan rayap, terkena air dan sebagainya. Mengapa notaris harus melakukan itu, karena protokol karena protokol notaris merupakan arsip negara yang bisa menjadi bukti bawasannya para penghadap telah melakukan kegiatan hukum.[5]

Namun, faktanya terdapat notaris yang meninggal di salah satu kabupaten di Jawa Timur, meninggalkan protokol yg rusak, dimakan rayap, kejatuhan air hujan, sehingga tidak berbentuk lagi atau dalam kondisi yang memperihatinkan. Sehingga MPD selaku Majelis Pengawas Daerah Notaris di tempat tersebut kesulitan melakukan penunjukan notaris penerima protokol. Hal tersebut berlangsung lama. Masyarakat mulai gelisah, terutama masyarakat yang aktanya dibuat oleh notaris tersebut.[6]

Menurut Fauzia Rachmaditya dan Mahendra Wardhana dengan judul “Perlindungan Hukum bagi Para Penghadap Terhadap Minuta Akta sebagai bagian dari Protokol Notaris yang Musnah Akibat Kebakaran” menjelaskan dalam sistem hukum, minuta akta yang disimpan oleh notaris merupakan bagian integral dari protokol notaris yang memiliki nilai penting sebagai bukti hukum. Namun, dalam situasi darurat seperti kebakaran yang dapat menyebabkan musnahnya dokumen-dokumen tersebut, perlindungan hukum bagi pihak-pihak yang terlibat menjadi sangat krusial. Ketika minuta akta mengalami kerusakan atau musnah akibat bencana, seperti kebakaran, pihak-pihak yang telah menghadap atau bertransaksi dengan notaris tidak boleh dirugikan secara hukum. Oleh karena itu, perlindungan hukum perlu diberikan untuk memastikan bahwa hak-hak mereka tetap terjaga meskipun dokumen asli tidak lagi tersedia.[7]

Dalam konteks ini, dalam melindungi protokol notaris harus bisa melakukan hal tersebut dan menjadi salah satu resiko untuk menjadi seorang notaris. Pertama, notaris harus mengambil langkah-langkah preventif seperti penyimpanan dokumen dalam sistem yang lebih aman atau menggunakan teknologi digital untuk backup data. Kedua, bila terjadi kehilangan dokumen, terdapat mekanisme hukum yang harus diterapkan untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat mendapatkan ganti rugi atau perlindungan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.

Menurut Bimo Lahkoro Anugroho (2021) dengan judul “Upaya Ahli Waris Notaris dan Perlindungan Hukum terhadap Penghadap atas Protokol Notaris yang Hilang atau Rusak” dalam praktik kenotariatan, protokol notaris yang meliputi minuta akta dan dokumen terkait memegang peranan penting sebagai bukti autentik dari berbagai transaksi hukum. Namun, dalam situasi di mana protokol tersebut hilang atau rusak, upaya hukum dan perlindungan hukum menjadi isu yang sangat mendesak. Ketika seorang notaris meninggal dunia atau tidak lagi menjalankan jabatannya, upaya hukum terhadap protokol notaris beralih kepada ahli waris atau penerus jabatannya. Ahli waris notaris memiliki kewajiban untuk memastikan bahwa protokol tersebut tetap terlindungi dan dikelola dengan baik. Mereka harus bertindak sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku untuk mengelola, menyimpan, dan jika diperlukan, menyusun kembali dokumen yang hilang atau rusak.[8]

Berkaitan dengan keadaan overmacth menurut penelitian yang dilakukan oleh Aninda Riska (2023) dengan judul “Upaya Notaris Terhadap Penyimpanan Minuta Akta Apabila Terjadi Keadaan Overmacht” praktik kenotariatan, upaya hukum notaris terhadap penyimpanan minuta akta merupakan aspek fundamental dari tugas mereka. Minuta akta, yang merupakan salinan resmi dari dokumen-dokumen hukum, harus disimpan dengan aman dan terjamin untuk memastikan keabsahan dan ketersediaan bukti hukum di masa depan. Namun, dalam situasi di mana terjadi keadaan overmacht, seperti bencana alam atau kejadian tak terduga lainnya, upaya hukum notaris dalam penyimpanan minuta akta menghadapi tantangan signifikan. Keadaan overmacht, atau force majeure, merujuk pada situasi di luar kendali manusia yang dapat menyebabkan kerusakan atau kehilangan dokumen, seperti kebakaran, banjir, atau bencana lainnya. Dalam konteks ini, kegiatan notaris tetap menjadi fokus utama, namun pendekatannya perlu disesuaikan dengan kondisi yang ada.[9]

Jika seorang notaris meninggal dunia, kewenangan sebagai pejabat umum berakhir. Ini terutama berlaku untuk kewajiban yang disebutkan dalam Pasal 16 Ayat (1) Huruf b. Untuk menjaga keaslian akta yang dibuat oleh Notaris yang meninggal dunia, protokol Notaris dipindahtangankan kepada Notaris penerima protokol.

Masalah muncul ketika, sebagaimana uraian kasus diatas, MPD tidak menunjuk notaris penerima protokol lantaran protokol yang ada rusak.

Kepala Divisi Pelayanan Hukum dan HAM (Kadiv Yankumham) Kanwil Kemenkumham Jatim, Dulyono, mendorong percepatan penunjukan pemegang protokol bagi notaris yang meninggal dunia. Dalam rangka ini, Dulyono melakukan peninjauan ke gudang arsip Notaris Bintarto, yang meninggal pada Juli 2021 di Sidoarjo, untuk menindaklanjuti laporan dari Ketua MPD Notaris Sidoarjo. Dulyono menyatakan bahwa hingga saat ini belum ada penunjukan pemegang protokol. Tim menemukan arsip dalam kondisi memprihatinkan, banyak yang hancur dan rusak. Juli Rachmaningsih, istri almarhum, menjelaskan bahwa pemindahan arsip ke rumah kontrakan pada tahun 2023 menyebabkan sebagian arsip rusak. MPD Sidoarjo berencana membenahi arsip sebelum diserahkan kepada pemegang protokol yang akan ditunjuk. Dulyono juga meminta keluarga almarhum untuk segera mengirim surat ke Ditjen AHU agar penerbitan Surat Keputusan pemberhentian dengan hormat dapat dilakukan, sehingga penunjukan pemegang protokol dapat segera dilaksanakan. Dulyono menekankan pentingnya langkah ini untuk menjaga kepercayaan publik terhadap profesi notaris dan memastikan hak-hak klien almarhum tetap terjaga.[10]

Sehingga, isu yang dimunculkan dalam penelitian ini adalah Apa harus di lakukan ahli waris dari notaris yang meninggal dunia untuk menindaklanjuti protokol yang di tinggalkan?

Tujuan penelitian mengenai tanggung jawab ahli waris notaris yang meninggal terhadap protokol yang rusak adalah untuk menganalisis kewajiban ahli waris dalam menjaga dan menyerahkan protokol notaris, serta memahami implikasi hukum terkait kerusakan yang terjadi. Penelitian ini juga bertujuan untuk mengevaluasi prosedur penyerahan protokol dan tanggung jawab yang timbul akibat kelalaian.

Manfaat penelitian mengenai tanggung jawab ahli waris notaris yang meninggal terhadap protokol yang rusak meliputi pemahaman tentang kewajiban hukum ahli waris dalam pengelolaan protokol, yang dapat mengurangi kebingungan dan sengketa. Penelitian ini juga bertujuan untuk meningkatkan kesadaran notaris dan ahli waris mengenai pentingnya perlindungan arsip notaris serta konsekuensi hukum dari kerusakan. Selain itu, penelitian ini diharapkan memberikan rekomendasi bagi pembuat kebijakan untuk memperbaiki prosedur pengelolaan protokol, melindungi hak-hak klien, dan menjaga integritas profesi notaris, sehingga hak-hak klien almarhum tetap terjaga dan kepercayaan publik terhadap profesi notaris meningkat.

Dalam perlindungan hukum bagi masyarakat terhadap protokol notaris yang rusak dan notaris tersebut telah meninggal dunia maka protokol tersebut di alihkan ke ahli waris notaris tersebut dan tetapi tidak semua ahli waris notaris tersebut memahami tentang protokol tersebut, agar protokol tersebut di tindak lanjutin ahli waris tersebut segera koordinasi terhadap MPD untuk menyiapkan penyerahan protokol dan setelah protokol tersebut di tanganin MPD akan menunjuk siapa yang bisa menerima protokol tersebut dan pihak ahli waris notaris berhak menunjuk siapa yang akan di serahkan protokol tersebut seperti rekan sejawat notaris yang bisa memegang protokol tersebut.

Metode

Penelitian ini menggunakan metode penelitian hukum normatif-empiris. Data di lapangan sebagai pendukung metode diperoleh melalui wawancara dengan Ketua MPD terkait. Disamping itu, peneliti juga menggunakan UUJN No. 2 tahun 2014 meneliti kewajiban notaris dalam menjaga dan menyimpan protokol notaris, khususnya minuta akta setelah notaris meninggal dunia. Penelitihan ini akan meneliti ketentuan hukum yang mengatur tanggung jawab notaris dan ahli waris dalam menjaga keutuhan protokol notaris, serta sanksi yang dapat di kenakan jika terjadi pelanggaran.

Hasil dan Pembahasan

A. Protokol Notaris sebagai Arsip Negara

Protokol notaris merupakan sekumpulan dokumen termasuk arsip negara yang menjadi tanggung jawab seorang notaris yang dimana diharuskan di rawat dan disimpan dengan baik. Dalam kasus yang berhubungan dengan protokol notaris semua itu di atur dalam UUJN pasal 63 ayat 1 2014. Akan tetapi jika notaris tersebut meninggal dunia maka protokol dari notaris tersebut akan di serahkan ke ahli waris kemudian ahli waris tersebut di haruskan melaporkan kepada MPD atau notaris lain agar segera di proses untuk tidak terjadi hal yang tidak di inginkan seperti termakan rayap, terkena air dan sebagainya. Kemudian MPD mencarikan notaris yang mau menerima protokol tersebut akan tetapi ahli waris dari notaris yang telah meninggal dunia tersebut berhak memilih juga untuk pemberian protokol seperti ahli waris tersebut memiliki saudara yang juga notaris dan sebagainya.[11]

Protokol notaris sebgai arsip negara dalam undang – undang kearsipan belum ada pasal yang menjelaskan tentang protokol notaris yang sebagai arsip negara dan belum juga di jelaskan pada UUJN, akan tetapi protokol notaris tetap menjadi hal yang sangat penting di notaris dan harus di jaga. Walupun belum ada pasal yang menejelaskan tentang protokol notaris masih tetap bisa menjadi bukti – bukti yang mendukung.[12]

Dalam pemeliharaan protokol notaris dalam menjalankan tugasnya memerlukan pengawasan dari MPD, yang berperan penting dalam pengawan notaris. Hal ini disebabkan bahwa menyimpan protokol notaris tidak berakhir ketika masa jabatan notaris telah usai atau ketika notaris tersebut meninggal dunia. Meskipun notaris tersebut telah usai jabatannya ataupun meninggal dunia, penyimpanan protokol tetap berlangsung sesuai dengan UUJN pasal 65 No. 2 tahun 2014.[13]

Protokol notaris menurut penjelasan Pasal 62 UUJN terdiri dari enam protokol terdapat :

1. Minuta akta,
2. Buku daftar akta atau Repertorium,
3. Buku daftar akta di bawah tangan,
4. Buku daftar nama penghadap atau Klapper,
5. Buku daftar protes, dan
6. Buku daftar wasiat.[14]

Minuta akta merupakan dokumen asli yang di susun oleh notaris dan menjadi salah satu protokol yang paling penting notaris. Dalam konteks ini minuta menjadi bukti hukum yang besifat sakral dan harus di jaga dengan baik oleh masing – masing notaris, yang sesuai dengan ketentuan dari UUJN no 2 tahun 2014,

Buku daftar akta atau di sebut juga Repertorium merupakan dokumen yang sangat penting yang dimana terdapat semua akta yang telah dibuat oleh notaris, tatapi bukan hanya itu saja ada juga terdapat seperti nomor urut akta, tanggal dibuatnya akta, jenis – jenis akta, dan nama pihak yang bersangkutan dengan akta – akta tersebut, Reportorium juga berfungsi untuk bukti yang mendukung akta dan salah satu protokol notaris yang harus di rawat dan di jaga agar tidak terjadi hal yang tidak di inginkan.[15]

Buku daftar akta di bawah tangan merupakan sebuah catatan yang penting yang isi nya terdapat akta yang dibuat tanpa di hadapan notaris secara langsung akan tetapi masih memiliki kekuatan hukum. Buku ini juga berfungsi untuk memberikan informasi dan kewajiban dalam pengelolahan akta, serta membantu membenarkan keabsahan suatu dokumen yang di buat oleh para penghadap yang terlibat dalam pembuatan akta.[16]

Buku daftar nama penghadap atau Klapper merupakan dokumen yang sangat penting yang harus disusun oleh notaris, fungsi buku ini untuk mencatat nama para pihak – pihak yang telah hadir dalam pembuatan akta. Terdapat cara untuk menyusun harus ditulis sesuai abjad dan tulis setiap bulan, isi dari buku ini terdapat informasi seperti nama para pihak, sifat surat, tanggal akta, dan nomor legalisasi.[17]

Buku daftar protes merupakan salah satu protokol notaris yang mencatat semua akta protes yang telah di buat oleh notaris. Dalam buku ini terdapat informasi seperti nomor urut, nomor akta, tanggal, serta para penghadap yang terlibat dalam akta tersebut.[17]

Buku daftar wasiat merupakan catatan penting yang ditulis oleh notaris untuk mencatat akta wasiat yang harus di jaga karena buku ini salah satu protokol notaris yang penting. Dengan adanya buku daftar wasiat notaris dapat memastikan bawasannya semua wasiat telah teratur dengan baik, di dalam buku wasiat terdapat informasi tentang pewasiat, ahli waris, serta tanggal pembuatan.[18]

Hal yang sama berlaku untuk penyimpanan minuta akta; notaris tidak dapat dituntut atas wanprestasi jika akta hilang atau rusak, selama akta tersebut telah disimpan dengan aman di tempat yang sesuai, seperti brankas. Kerugian akibat kehilangan atau kerusakan minuta akta yang disebabkan oleh keadaan memaksa (overmacht), seperti kebakaran, tidak bisa dikategorikan sebagai wanprestasi, karena kejadian tersebut berada di luar kendali notaris.[19] Pada dasarnya, setiap notaris berperan terbuka terhadap semua pihak yang berkepentingan, sehingga tidak tepat jika hubungan hukum antara notaris dan para pihak dianggap sebagai hubungan kontraktual dalam konteks kehilangan atau kerusakan minuta akta. Demikian pula, gugatan perbuatan melawan hukum tidak dapat diterapkan jika tidak ada hubungan kontraktual antara pihak-pihak tersebut, dan kerugian timbul akibat pelanggaran undang-undang. Selama notaris melaksanakan tugasnya sesuai dengan ketentuan UUJN dan menjaga minuta akta dengan benar di brankas, maka gugatan berdasarkan Pasal 1365 KUH Perdata, yang mengatur tentang perbuatan melawan hukum, tidak dapat diterapkan. Dengan kata lain, jika minuta akta hilang atau rusak akibat keadaan overmacht dan bukan karena kelalaian atau kesengajaan notaris, maka tidak ada dasar hukum untuk menuntut notaris atas dasar perbuatan melawan hukum. Saat ini, UUJN tidak memberikan panduan spesifik tentang cara penyimpanan akta atau tentang upaya notaris jika akta hilang atau rusak akibat keadaan overmacht. Ketiadaan peraturan yang jelas mengenai hal ini berpotensi merugikan pihak-pihak terkait, karena tidak ada jaminan perlindungan hukum atau kepastian hukum yang

memadai.[20]

Dalam hal penyerahan protokol notaris, harus terdapat sebab kenapa notaris tersebut menyerahkan protokol tersebut ke pada notaris lain antara lain:

1. Meninggal dunia;
2. Telah berakhir masa jabatannya;
3. Minta sendiri;
4. Tidak mampu secara rohani dan jasmani untuk melaksanakan tugas jabatan sebagai notaris terus menerus lebih dari tiga tahun;
5. Diangkat menjadi pejabat negara;
6. Pindah wilayah jabatan;
7. Diberhentikan sementara; atau
8. Diberhentikan dengan tidak hormat.

Notaris menjalankan tugasnya berdasarkan wewenang yang diberikan dalam Undang-Undang Jabatan Notaris (UUJN). Para pihak yang memanfaatkan jasa notaris untuk membuat akta melakukannya atas inisiatif mereka sendiri, tanpa perlu menandatangani perjanjian pemberian kuasa terlebih dahulu. Oleh karena itu, notaris tidak dapat dianggap bertindak sebagai wakil dari para pihak tanpa kuasa resmi (zaakwaarneming). Jika terjadi kehilangan atau kerusakan minuta akta akibat keadaan luar biasa seperti kebakaran, notaris tidak dapat diminta pertanggungjawaban berdasarkan Pasal 1354 KUH Perdata, yang mengatur tentang upaya hukum seseorang yang bertindak tanpa kuasa resmi. Pasal ini

menyebutkan bahwa jika seseorang dengan sukarela dan tanpa perintah mewakili urusan orang lain, maka ia berupaya hukum untuk menyelesaikan urusan tersebut seperti yang diatur dalam pemberian kuasa yang dinyatakan dengan jelas.[21]

Dalam konteks kehilangan atau kerusakan minuta akta karena bencana seperti kebakaran, notaris tidak dapat digugat atas dasar wanprestasi atau perbuatan melawan hukum, karena peristiwa tersebut disebabkan oleh faktor di luar kendali mereka dan bukan karena kelalaian atau kesengajaan. Belum ada regulasi yang jelas baik di dalam maupun di luar UUJN yang mengatur upaya hukum notaris dalam situasi seperti ini. Notaris, menurut penjelasan Notaris Anggrani Wina Ibara, dapat dibebaskan dari upaya hukum atas minuta akta yang musnah akibat kebakaran, yang dianggap sebagai keadaan overmacht yang tidak dapat dihindari. Namun, notaris tetap memiliki kewajiban moral untuk melaporkan kejadian tersebut kepada MPD dan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia.

Oleh karena itu, meskipun undang-undang kearsipan dan Undang-Undang Jabatan Notaris (UUJN) belum secara jelas mengatur tentang protokol notaris sebagai arsip negara, keberadaan protokol ini tetap sangat penting dan harus dijaga dengan baik. Protokol notaris berfungsi sebagai bukti yang mendukung dalam berbagai konteks hukum, dan pemeliharaannya memerlukan pengawasan dari MPD.

B. Kewajiban Notaris Dalam Menjaga Protokol

Perlindungan hukum merupakan upaya fundamental untuk memenuhi hak-hak setiap individu yang diakui dan diberikan oleh hukum. Dalam konteks notaris penerima protokol, perlindungan hukum tidak hanya mencakup hak- hak tersebut, tetapi juga berhubungan erat dengan upaya hukum yang harus diemban oleh notaris. Notaris penerima protokol berhak mendapatkan pengecualian dari upaya hukum terkait keabsahan akta yang disimpannya, asalkan ia telah menjalankan kewajibannya dengan baik dalam menyimpan protokol tersebut.[22]

Sebagai pihak yang terlibat dalam pembuatan akta, notaris penerima protokol seharusnya tidak dibebani terhadap isi dan keabsahan dokumen yang diterimanya. Jika notaris telah melakukan penyimpanan secara profesional dan menjaga kerahasiaan dokumen, maka ia seharusnya mendapatkan perlindungan hukum yang layak. Hal ini sejalan dengan pandangan Jeremy Bentham tentang prinsip kebahagiaan terbesar, di mana hukum harus memberikan manfaat dan keadilan bagi individu dan masyarakat.[23]

Perlindungan hukum sangat penting bagi setiap warga negara, termasuk notaris, dalam menjalankan aktivitasnya dengan aman dan nyaman. Ketika protokol diserahkan sesuai prosedur, notaris berhak mendapatkan keadilan dalam hal upaya hukum, yaitu sebatas kewajibannya untuk menyimpan protokol. Adanya pembebanan upaya hukum terhadap perbuatan hukum yang tidak dilakukannya akan menciptakan ketidakadilan.

Di sisi lain, penyimpanan protokol notaris diatur dalam Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UUJN, yang menyatakan bahwa protokol merupakan kumpulan dokumen berstatus arsip negara yang wajib disimpan dan dipelihara oleh notaris. Pasal 63 ayat 5 UUJN menjelaskan ketentuan penyimpanan, termasuk tata cara perawatan dan penyerahan protokol kepada notaris pengganti jika terjadi penggantian. Meskipun undang-undang mengatur penyimpanan fisik, penyimpanan secara elektronik belum diatur secara eksplisit, meski penjelasan Pasal 15 ayat 3 membuka kemungkinan pemanfaatan teknologi digital. Tantangan utama dalam implementasinya mencakup ketidakjelasan mekanisme penyimpanan elektronik, kewajiban pelestarian minuta akta sebagai bagian protokol, serta ketidaktuntasan pengaturan tanggung jawab notaris jika terjadi kehilangan atau ke tidak lengkapan berkas. Oleh karena itu, diperlukan pembaruan regulasi guna mengakomodasi penyimpanan digital sekaligus memperjelas standar pengamanan arsip notaris.

Walaupun Undang-undang yang mengatur cara penyimpanan secara fisik belum diatur secara eksplisit, akan tetapi itu tidak menjadi masalah karena setiap notaris memilik cara tersendiri dalam penyimpanan dan perlindungan terhadap protokol masing-masing sebagai contoh salah satu notaris di Kota Surabaya beliau menjaga protokol dengan cara membundel protokol tersebut dalam setiap bulan dan di beri keterangan seperti nomor akta, tanggal pembuatan dan sebagainya dan untuk penyimpanan beliau menyimpan protokol tersebut ke dalam lemari besi yang terhindar dari rayap dan terhidar dari air yang dapat merusak protokol.

Dalam penyimpanan protokol MPD juga memilik peranan dalam menjaga protokol, MPD bertanggung jawab penuh atas penyediaan sarana prasarana penyimpanan yang memadai, termasuk ruang arsip khusus dengan standar keamanan tinggi untuk melindungi protokol sebagai dokumen negara. Dalam melaksanakan fungsinya, MPD tidak hanya melakukan pengawasan rutin terhadap proses penyimpanan melainkan juga bertindak sebagai pihak yang menjamin kerahasiaan dan keutuhan dokumen notaris dari potensi kerusakan atau kehilangan. Terkait dengan kasus notaris yang meninggal dunia, MPD memiliki kewenangan khusus untuk mengelola proses serah terima protokol secara sistematis. Secara lebih luas, institusi ini juga berperan aktif dalam upaya peningkatan kapasitas profesi melalui berbagai program pendidikan dan sosialisasi tentang standar pengarsipan yang sesuai perkembangan zaman. Dengan demikian,

eksistensi MPD menjadi faktor penentu dalam menjaga martabat dan integritas profesi notaris serta mewujudkan kepastian hukum bagi masyarakat.

Dalam upaya Pemeliharaan protokol notaris, sebagaimana diatur dalam Pasal 2 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris, menekankan pentingnya pengelolaan yang cermat dan bertanggung jawab terhadap dokumen-dokumen resmi yang dibuat oleh notaris. Setiap notaris diwajibkan untuk menyimpan protokol dengan aman dan teratur, serta memastikan bahwa semua akta yang dibuat dicatat dengan akurat dan tidak mengalami penghapusan atau perubahan. Protokol harus disimpan di tempat yang aman, seperti lemari arsip yang terkunci, dan dikelola secara sistematis, termasuk pengkodean dan pengelompokan berdasarkan jenis dokumen atau tanggal untuk memudahkan pencarian. Selain itu, undang-undang ini juga mengatur bahwa protokol harus disimpan selama jangka waktu tertentu dan, dalam hal terjadi halangan pada notaris, protokol tersebut harus diserahkan kepada notaris pengganti atau pihak yang ditunjuk untuk menjaga kesinambungan dan keabsahan dokumen. Dengan demikian, pemeliharaan protokol notaris tidak hanya melindungi kepentingan hukum para pihak, tetapi juga menjaga integritas profesi notaris itu sendiri.[24]

Sementara itu di zaman yang telah maju ini teknologi banyak yang berkembang pesat, hal ini juga berpengaruh dalam pemeliharaan protokol notaris untuk meminimalisir hal hal yang tidak ingin terjadi suatu notaris menggunakan sistem elektronik dalam penyimpanan protokol seperti menyimpan protokol dalam flashdisk, hardisk dan sebagainya akan tetapi ada juga yang menggunakan platform yang terpercaya untuk menyimpan protokol tersebut. Dengan adanya kemajuan teknologi yang berkembang pesat hal ini lebih efisien,untuk keamanan terjamin, akses lebih mudah, dan tidak memakan biaya lebih.[25]

Jika terjadi kebakaran yang mengakibatkan hilangnya minuta akta di kantor notaris, notaris bersama para pihak yang terkait dapat mengambil beberapa langkah hukum. langkah pertama adalah membuat laporan kehilangan kepada kepolisian. Setelah laporan polisi dibuat, notaris perlu memberitahukan MPD dan para pihak yang terkait. Jika semua pihak beritikad baik, mereka dapat mengajukan permohonan penetapan pengadilan untuk mengonfirmasi kebenaran penandatanganan akta yang telah terjadi. Penetapan pengadilan ini bertujuan untuk memberikan kepastian hukum mengenai keabsahan akta berdasarkan salinan yang ada dari para pihak. Dengan penetapan ini, perlindungan hukum dapat diberikan kepada para pihak yang kehilangan minuta akta. Namun, jika salinan akta juga hilang, proses menjadi lebih kompleks.[26]

Langkah ini merupakan bagian dari upaya untuk memberikan solusi dan perlindungan hukum dalam situasi kehilangan akta akibat bencana. Dengan demikian, meskipun belum ada peraturan yang jelas, notaris dan para pihak dapat menggunakan mekanisme yang ada, seperti laporan kepolisian dan penetapan pengadilan, untuk mengatasi dan memitigasi dampak dari kehilangan minuta akta yang disebabkan oleh keadaan tidak terduga seperti kebakaran. Dalam menghadapi masalah musnahnya minuta akta yang disebabkan oleh keadaan overmacht, seperti kebakaran, notaris harus mengikuti beberapa langkah hukum. Pertama, notaris perlu membuat laporan kehilangan kepada kepolisian mengenai akta yang rusak atau hilang. Selanjutnya, notaris harus memberitahukan MPD dan menyertakan surat keterangan kehilangan dari kepolisian serta laporan laboratorium forensik jika diperlukan. Kemudian, notaris dapat mengajukan permohonan penetapan pengadilan untuk mengonfirmasi kebenaran kejadian dan dokumen yang terkait.[27]

Proses ini penting karena, sebelum pembuatan akta baru, harus ada bukti sah dari pengadilan yang menunjukkan bahwa minuta akta yang hilang atau musnah benar-benar disebabkan oleh keadaan darurat seperti kebakaran. Tanpa penetapan pengadilan, upaya untuk membuat akta baru tidak dapat dilakukan secara sah. Penetapan pengadilan ini menjadi dasar bagi MPD untuk mengeluarkan perintah agar notaris membuat ulang akta yang hilang. langkah- langkah yang diambil oleh MPD dalam hal ini merupakan bentuk perlindungan hukum bagi para pihak. Meskipun UUJN belum memiliki aturan khusus mengenai perlindungan hukum dalam kasus kehilangan minuta akta akibat keadaan luar biasa, tindakan MPD memberikan rasa aman dan jaminan bahwa hak dan kewajiban para pihak tetap terjaga. Namun, langkah-langkah ini baru dapat dilaksanakan setelah adanya penetapan pengadilan yang menyatakan kebenaran dari peristiwa tersebut. Oleh karena itu, disarankan agar para pihak bersama notaris segera memohon penetapan pengadilan untuk mempercepat proses pembuatan akta baru.

Pertama, notaris perlu membuat laporan resmi kepada kepolisian di wilayah tempat bertugas apabila terjadi kebakaran di kantornya yang mengakibatkan musnahnya minuta akta. Laporan ini harus mencakup rincian mengenai jumlah akta yang hilang serta tanggal pembuatan akta-akta tersebut. Kedua, notaris harus memberitahukan MPD, serta menyalin informasi tersebut kepada Majelis Pengurus Daerah (MPW) dan Majelis Pimpinan Pusat (MPP), disertai dengan surat keterangan kehilangan dari kepolisian. Jika akta yang hilang karena kebakaran, maka diperlukan pula laporan laboratorium forensik dari pihak kepolisian yang menangani kasus tersebut. Ketiga, notaris dapat mengajukan permohonan kepada pengadilan di tempat kerjanya untuk mendapatkan penetapan hukum. Penetapan ini penting karena memberikan kekuatan hukum yang mengikat. Dalam permohonan tersebut, notaris dapat meminta hakim untuk menyetujui pembuatan akta-akta baru berdasarkan minuta yang dilaporkan hilang dan mengesahkan minuta-minuta baru tersebut agar dapat ditempatkan di bendel berkas minuta.

C. Tanggung Jawab Ahli Waris Terhadap Protokol Notaris Ketika Notaris Sudah Meninggal Dunia

Setelah notaris meninggal dunia pasti meninggalkan sebuah protokol yang sangat penting karena protokol termasuk arsip negara, yang dimana protokol tersebut jatuh kepada ahli waris dari notaris tersebut akan tetapi tidak semua ahli waris mengetahui tentang kenotariatan dan agar tidak terkena hal yang tidak di inginkan seperti terkena air, termakan rayap dan sebagainya. Ahli waris dari notaris tersebut harus melaporkan protokol tersebut dalam tujuh hari kerja paling lambat tiga puluh hari setelah sepeninggalan notaris tersebut kepada MPD, kemudian MPD akan mengurus protokol tersebut dengan cara menunjuk notaris lain agar di serahkan sebuah protokol akan tetapi ahli waris tersebut memiliki hak juga untuk menunjuk siapa yang akan menerima protokol tersebut seperti rekan sejawat notaris.[28]

Agar protokol tersebut tidak terjadi hal yang tidak di inginkan ahli waris mengurus protokol tersebut kepada MPD untuk di proses lebih lanjut,yang dimana ahli waris dari notaris tersebut harus melakukan laporan terlebih dahulu yang telah di jelaskan dalam pasal 35 tahun 2014 UUJN yang dimana protokol tersebut harus segera di berikan kepada notaris yang mau menerima protokol tersebut jika melebihi batas waktu maka MPD berwewenang untuk mengambil protokol tersebut dari ahli waris tersebut dan menindak lanjutin.[29]

Adapun masalah jika ahli waris dari notaris yang meninggal dunia tidak mengurus protokol yang di tinggalkan notaris tersebut akan berdampak buruk untuk kedepannya seperti merugikan para pengadap yang pernah terlibat dalam pembuatan akta otentik yang dimana terdapat data – data penting dari para penghadap, jika ahli waris tidak mengurus protokol tersebut maka pihak MPD yang akan mengambil protokol tersebut dan akan mengurus protokol seperti menunjuk notaris yang mau menerima prtokol tersebut.[30]

Selain itu, seorang ahli waris tersebut diharuskan memastikan bahwasannya semua hal yang harus di lakukan oleh notaris, termasuk hal – hal finansial dan administrasi, harus di selesaikan dengan tepat. Dalam kasus keterlambatan dalam menyelesaikan tanggung jawab bisa berdampak pada yang lebih besar di kemudian hari. Oleh karena itu penting ahli waris untuk membuat laporan terhadap pihak – pihak yang berwewenang seperti MPD.[31]

Dalam pasal 35 ayat (1) UUJN menjelaskan bahwa ketika notaris meninggal dunia pasti akan meninggalkan protokol oleh karena itu harus ada yang menangani protokol tersebut, dalam hal ini protokol tersebut akan jatuh kepada ahli waris notaris tersebut dan ahli waris memiliki tanggung jawab untuk melaporkan kepada MPD mengenai protokol yang di tinggal agar segera di tindak lanjuti agar protokol tersebut tidak rusak, jika tidak MPD akan kesusahan mencari notaris yang mau memegang protokol tersebut.

Dalam situasi di mana minuta akta yang di wariskan kepada ahli waris, ahli waris dapat mengambil langkah- langkah tertentu untuk mengatasi masalah tersebut, yang pertama adalah membuat melaporkan kepada MPD, kemudian MPD akan menjuk notaris lain yang akan menerima protokol tersebut, namun jika kalau ahli waris tersebut adalah orang hukum dan berprofesi sebagai notaris, protokol tersebut bisa mengambil ahli protokol tersebut dengan syarat tetap melalui MPD proses tersebut.

Adapun pengetahuan hukum yang mengatur kewajiban ini akan membantu ahli waris dalam menjalankan tanggung jawabnya terhadap protokol. Jika diperlukan, ahli waris bisa meminta bantuan dari yang lebih berpengalaman dan yang lebih berwewenang untuk menangani semua tindakan diambil sesuai dengan ketentuan yang ada.

Simpulan

Perlindungan hukum bagi masyarakat atas protokol notaris yang rusak sangat penting untuk menjamin keadilan dan kepastian hukum. Dengan adanya pengaturan yang jelas mengenai upaya hukum notaris dan mekanisme penyelesaian sengketa, masyarakat dapat merasa lebih aman dalam menggunakan jasa notaris. Keberlanjutan sistem hukum yang kuat akan memperkuat kepercayaan publik terhadap lembaga notaris. Dalam situasi di mana minuta akta hilang atau musnah akibat keadaan overmacht, seperti bencana alam atau kejadian tak terduga lainnya, notaris tidak dapat dimintai pertanggungjawaban secara hukum karena kejadian tersebut berada di luar kendali mereka. Namun, untuk melindungi diri dari implikasi hukum, notaris harus mengambil langkah-langkah proaktif, seperti melaporkan kehilangan kepada pihak kepolisian, menyusun berita acara kehilangan, dan melaporkannya kepada MPD atau MPW.

Ucapan Terima Kasih

Bagian ini menyatakan ucapan terima kasih kepada pihak yang berperan dalam pelaksanaan kegiatan penelitian, misalnya laboratorium tempat penelitian. Peran donor atau yang mendukung penelitian disebutkan perannya secara ringkas.